Zowel SharePoint als OneDrive zijn onderdeel van Microsoft 365 en worden gebruikt om bestanden op te slaan en te delen. Toch is er een duidelijk verschil in doel en toepassing.
OneDrive: persoonlijke cloudopslag
OneDrive is de persoonlijke opslag van elke gebruiker. Vergelijkbaar met een eigen schijf in de cloud. Wat in OneDrive staat, is standaard alleen zichtbaar voor de eigenaar — tenzij je het deelt.
Gebruik OneDrive voor:
- ✓Documenten waar jij de enige eigenaar van bent
- ✓Concepten die je nog niet wilt delen
- ✓Persoonlijke projectbestanden
- ✓Back-up van je bureaublad en documenten
SharePoint: gedeelde teamopslag
SharePoint is teamopslag — bedoeld voor bestanden die een heel team of afdeling gebruikt. Bestanden in SharePoint zijn eigendom van de organisatie, niet van één persoon. Als een medewerker vertrekt, blijven de bestanden beschikbaar.
Gebruik SharePoint voor:
- ✓Gedeelde projectmappen voor teams
- ✓Bedrijfsbrede documenten (handleidingen, sjablonen, beleid)
- ✓Klantenportals
- ✓Intranet-pagina's
Synchroniseren met je computer
Zowel OneDrive als SharePoint kunnen gesynchroniseerd worden met Windows Verkenner via de OneDrive-app. Bestanden staan dan lokaal beschikbaar maar worden automatisch gesynchroniseerd naar de cloud.
Teams koppelt aan SharePoint
Wanneer je een team aanmaakt in Microsoft Teams, wordt automatisch een SharePoint-site aangemaakt op de achtergrond. Alle bestanden die je in een Teams-kanaal deelt, staan in die SharePoint-bibliotheek. Handige wetenschap als je bestanden wilt beheren of toegangsrechten wilt instellen.
Praktische richtlijn
| Soort bestand | Locatie |
|---|---|
| Eigen concept, persoonlijk werk | OneDrive |
| Teamproject, gedeeld document | SharePoint / Teams |
| Bedrijfshandleidingen | SharePoint |
| Tijdelijke bestanden | OneDrive |
Conclusie
De vuistregel: persoonlijk = OneDrive, team = SharePoint. Dedicate-IT helpt bij de inrichting van een logische mappenstructuur in Microsoft 365, zodat iedereen weet waar bestanden staan.